Die Microsoft Dynamics NAV Integration

1.    Allgemeines

Die Integration des DMS Archives DMS4NAV in das ERP System Microsoft Dynamics NAV 2015 erfolgt direkt mithilfe einer sogenannten API. Eine API ist eine offene Zugriffsstelle, die es uns erlaubt, Dokumente in das Archiv zu legen ohne sie irgendwo puffern zu müssen. Normale Schnittstellen bestehen immer zwei Seiten, eine gibt etwas und die andere holt es sich dort ab. Bei einer API können wir direkt auf die Daten zugreifen.

Der Integrationsgrad einer API ist demnach also höher als der bei einer Schnittstelle. Zusätzlich erreicht man gleichzeitig eine höhere Flexibilität und Stabilität.

Ein weiterer Vorteil ist die Kalkulierbarkeit der Schnittstelle, da nur wenige Objekte im NAV genutzt werden und sowohl die Konfiguration der Verschlagwortung als auch die Nutzung der Achivsuche keine weiteren Objektkosten verursacht.

2.    Eingehende Dokumente

Standardmäßig werden Dokumente vor dem Scannen mit einem Barcode versehen und diese dann händisch mit dem Vorgang im ERP System zusammengefügt.

Das Aufkleben der Barcodes und das Eintragen der Barcodenummer haben wir bei der Ausführung der DMS4NAV Anbindung ergonomischer gestaltet. Der Nutzer kann den Beleg einfach per Drag&Drop auf den entsprechenden Vorgang im NAV ziehen und dort in der „Dropzone“ ablegen. Die Verschlagwortung wird entsprechend der eingerichteten Daten automatisch vorgenommen. So kann jedes Dokument jedem beliebigen Vorgang im NAV zu jedem beliebigen Prozessschritt zugeordnet werden.

Abbildung 1: Die DropZone in jeder beliebigen NAV Seite. Dokumenten einfach ablegen.

2.1. Update der bereits vorhandenen Dokumente bei nachfolgenden Prozessen

Bei einem typischen Prozess im Microsoft Dynamics NAV entsteht zuerst das Angebot, dann folgen der Auftrag, der Lieferschein und die Rechnung. Da nun aber zum Zeitpunkt der Angebotserstellung unmöglich die Rechnungsnummer als Schlagwort an den Beleg „Angebot“ geschrieben werden kann, kann man nicht den gesamten Prozessfluss von Angebot aus verfolgen.

Um dies zu ermöglichen aktualisiert DMS4NAV automatisch die Verschlagwortung von bereits erstellten und im Archiv abgelegten Dokumenten, sodass die Rechnung auch direkt über das Angebot gefunden wird.

 

Abbildung 2: Auch die Auftragsbestätigung findet man dank der Updatefunktion bei der Angebotssuche.

3.    Ausgehende Dokumente

Dokumente, die im Microsoft Dynamics NAV entstehen, werden sobald sie gedruckt werden, parallel im Archiv abgelegt. Die Verschlagwortung erfolgt wie bei eingehenden Dokumenten mithilfe der konfigurierbaren Verschlagwortungsparameter. Ein Belegdruck ohne Archivierung ist somit ausgeschlossen.

4.    Anzeige der Belege mithilfe des Archivs

Neben dem Ablegen der Dokumente ist es auch wichtig, die Dokumente im Archiv wiederzufinden. Um nicht in jedem NAV Objekt eine Tabelle mit den hinterlegten Dokumenten mitführen (und dafür bei Microsoft zahlen zu müssen), haben wir den kompletten DMS Client in die NAV Page integriert. Sie entscheiden bei der Systemeinrichtung, ob der DMS Client in einem Inforegister angezeigt wird oder als komplett eigenständige Seite auch auf einem 2. Bildschirm angezeigt werden soll. Die Funktionalität des integrierten Clients ist dem Full Client gegenüber nicht begrenzt.

(Siehe Abbildung 2: Der DMS4NAV Client in einer NAV Page)

Selbstverständlich werden die ergonomischen Vorteile eines DMS Clients vollumfänglich unterstützt und genutzt. So gibt es neben der globalen Suche auch die Suche nach Dokumentenarten, Suchschablonen, oder auch auf direkter Belegebene mit Übersicht aller zum Prozess gehörender Dokumente (Siehe Abbildung 2)

Abbildung 3: Die Strukturierte Suche z.B. über konfigurierbare „Schablonen“ wird mithilfe der Einrichtung im NAV konfiguriert (siehe Abbildung 4).

5.    Einrichtung der Parameter

Mit einer einfachen aber intelligenten Konfigurationstabelle wird dem System beigebracht, welche Schlagworte an welchem Beleg gewünscht werden.

Hier kann jedem Beleg (über die Belegnummer) mitgeteilt werden, welche Schlagworte in die Metadaten des Dokumentes geschrieben werden, wenn der Beleg erzeugt wird.

In der oberen Tabelle wählt man den Beleg aus und in der unteren bestimmt man welche Schlagworte hinzugefügt werden sollen.

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